Lean Kata – Office Tools

Simplifiez vos processus administratifs, augmentez votre efficacité, diminuez vos temps de traitement, éliminez le gaspillage et créez un Lean Office.

POUR QUI

Cette formation est destinée aux personnes travaillant dans un contexte administratif (achat/comptabilité/…) ou de service (ressources humaines/helpdesk/…) et souhaitant atteindre l’ « Office Excellence ».

Il n’est pas (toujours) nécessaire de réinventer la roue. Venez vous inspirer des techniques développées au fil des années par d’autres entreprises en vue d’atteindre le niveau d’Office Excellence ou Service Excellence.  L’ensemble de la formation s’appuie sur un syllabus très complet, comportant les différents formulaires et checklist nécessaires : en cas de besoin, il suffit de relire le chapitre spécifique et de reprendre les outils y afférents.

POURQUOI

LE TRAVAIL ADMINISTRATIF : MAL NECESSAIRE OU APPUI INCONTOURNABLE DE VOTRE ORGANISATIONUne administration efficiente n’est pas du tout un mal nécessaire mais constitue un appui incontournable de chaque organisation. Chaque entreprise est composée de départements qui, à leur tour, sont composés de tâches et d’activités. L’ensemble de ces activités est lié à des documents. Malheureusement, c’est souvent à ce niveau que le bât blesse : des documents trop complexes, des manipulations et encodages doubles, des processus de décisions longs, des procédures révolues, … Bref, chaque activité comporte une partie administrative qui ne contribue pas à la création de valeur ajoutée.

AUGMENTEZ VOTRE EFFICIENCE ADMINISTRATIVE DE FACON CONSIDERABLE
Lean Office (ou Lean Administration) est une évolution des méthodes de Lean Management destinée à répondre aux problèmes de l’administration : temps d’attente, boucles de correction, documents perdus, processus de décisions complexes, etc. Souvent, des interfaces défaillantes et une distribution des responsabilités ambigües sont à l’origine de ces problèmes. Le temps et les ressources sont alors fort impactés et manquent pour établir une amélioration structurelle.

IDENTIFIEZ ET ELIMINEZ LE GASPILLAGE
Que signifie le mot « gaspillage » dans un environnement administratif ? A partir de quel moment un processus détruit de la valeur au lieu d’en générer ? Des erreurs lors de l’encodage de données, des tâches répétitives, une autonomie de décision limitée pour les affaires courantes, des impressions et photocopies en trop grand nombre ou inutiles, des systèmes informatiques peu fiables ou défectueux, le double archivage d’information ou de documents, des processus de longue durée nécessitant de nombreux accords, …

La formation de base en Lean Office fournit les bases théoriques et crée une sensibilité pour le gaspillage et les opportunités quotidiennes dans les secteurs administratifs. Elle présente également les outils essentiels pour rendre les processus administratifs plus efficients et performant que jamais. Identifier les pertes est une chose, les éliminer, une deuxième. Lors de cette formation, vous apprenez comment y parvenir.

EVITEZ L’ADMINISTRATION SANS VALEUR AJOUTEE
Les optimalisations dans le domaine de la production sont devenues monnaie courante dans la plupart des entreprises ces dernières années. Rares sont par contre ceux qui se sont aventurés sur le terrain des processus indirects et de « support ». Les raisons de cette timidité sont évidentes : les flux administratifs sont pour la plupart invisibles, ce qui rend l’identification de gaspillage et d’opportunités plus difficiles. De plus, la façon de travailler des cadres et employés est tout à fait différente des ouvriers sur une ligne de production. Pourtant, le potentiel d’optimalisation dans ce domaine est énorme (certaines études parlent même d’une augmentation possible de 30 %). Les principes, outils et méthodes du Lean Office ou Lean Administration trouvent application dans les services de vente, d’achat, des ressources humaines et de la comptabilité par exemple.

NE RATEZ CETTE JOURNEE SOUS AUCUN PRETEXTE
Cette formation est incontournable pour chaque professionnel qui ose mettre en question ces flux administratifs. Vous recevrez des astuces pratiques et vous serez orienté vers des « quick wins ». D’un autre côté, vous apprendrez de quelle manière vous pouvez entamer le mouvement vers « Lean Office & Administration » avec l’ensemble de votre organisation. Investir dans cette formation, c’est investir dans une administration efficiente et performante. Et soyons honnête, qui n’a pas envie d’utiliser ses ressources le mieux possible ?

PROGRAMME

Module 1 :  Les bases
Simplifier et améliorer continuellement

• Lean Game I :
  Apprendre par une simulation pratique les enjeux de l’amélioration continue
• Introduction :
  Lean KATA et « Work Simplification »
• Lean OFFICE :
  L’implémentation des principes LEAN dans les environnements administratifs
• Création de valeur et gaspillage :
  Avantages pour l’entreprise/le client/le travailleur/l’environnement
• Les niveaux du changement
• Le Lean Diamond – L’excellence en six phases

Module 2 :  La préparation
Reculer et Orienter

• Définir les objectifs
• Planifier l’implémentation et mobiliser les acteurs
• Saisir les besoins du client
• Planifier et organiser les projets Lean Office

Module 3 : L’analyse
Situer

• Observation des processus « invisibles » – Value Stream Mapping@Office
• Identifier les pertes dans l’environnement administratif
• Les pièges à éviter

Module 4 : L’action
Décider et Expérimenter

• Techniques de Brainstorming – Générer des idées de solution possible
• Décider des expériences
• Expérimenter avec système : la roue de Deming/Improvement Kata
• Le 5S en milieu administratif

Module 5 : L’évaluation
Visualiser

• Objectiver le succès des mesures implémentées
• Générer de l’enthousiasme et de l’adhérence au mouvement grâce au « Visual Management »
• Les pièges à éviter en fin de projet

Module 6 : La mise en œuvre
Lean Office

• Les clés pour une mise en pratique réussie
• Passer d’une approche technique vers une véritable culture d’amélioration continue au sein de l’administration
• Le rôle du supérieur hiérarchique/coach
• Conseils et astuces pour un roll-out réussi à long terme

VOS AVANTAGES

• Apprenez une démarche systématique et effective pour optimaliser les flux d’informations dans la théorie et la pratique
• Evitez les pièges lors de l’implémentation des projets d’amélioration
• Appliquez une série de méthodes et techniques relatives à l’amélioration des processus administratifs dans le cadre d’exercices pratiques
• Soyez en état de mobiliser un mouvement d’amélioration continue de manière effective et durable
• Reconnaissez les gaspillages et détectez les opportunités au sein de vos bureaux

INTERESSE ?

La formation « LEAN OFFICE » est organisée au moins deux fois par an en collaboration avec l’IFBD.  Toutes les informations ainsi que la fiche d’inscription sont disponibles ici:

Lean Office – Le système pour atteindre l’ Office Excellence

Télécharger le dépliant relatif à la formation

Vous êtes plutôt intéressé par une approche sur mesure, au sein de votre entreprise ?

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